在政府采購活動(dòng)中，與IT類產(chǎn)品有關(guān)的采購項(xiàng)目比較多，這是因?yàn)樽鳛檎畽C(jī)關(guān)、事業(yè)單位和為社會(huì)提供公共服務(wù)的團(tuán)體組織，都擁有固定的辦公場(chǎng)所，這就離不開維持機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的各類耗材、IT類設(shè)備與設(shè)施等。筆者現(xiàn)就提升IT項(xiàng)目在政府采購中的外包決策問題作如下分析。
IT項(xiàng)目自制和外包各有優(yōu)劣
進(jìn)行IT采購項(xiàng)目的自制、外包決策，首先應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)到IT項(xiàng)目自制與外包的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)（見下表）。
在IT項(xiàng)目的具體操作過程中，要考慮IT項(xiàng)目涉及的是采購領(lǐng)域中的關(guān)鍵技術(shù)還是一般技術(shù)問題：若項(xiàng)目的IT技術(shù)含量和涉及的業(yè)務(wù)在行業(yè)間無多大差異，就可以選擇自制，無需外包；若技術(shù)特殊復(fù)雜或?qū)儆谑状沃圃?、生產(chǎn)，并處于獨(dú)家控制階段，這就要邀請(qǐng)有關(guān)專家研究市場(chǎng)行情，對(duì)是自制還是外包的問題進(jìn)行探討。決策方面如何運(yùn)作，必須進(jìn)行科學(xué)評(píng)估、分析、論證才能最終作出。
如采購剛"出爐"或是還未"定型"的科技應(yīng)急產(chǎn)品，就要考慮外包所具有的泄密風(fēng)險(xiǎn)，以免使采購代理機(jī)構(gòu)處于不利地位，被供應(yīng)商"牽著鼻子走"。處于這種情形時(shí)，就必須同時(shí)采取自制與外包兩種方式，分別研究對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。要對(duì)IT項(xiàng)目的應(yīng)付款和預(yù)算限額實(shí)施更為細(xì)致的管理，財(cái)務(wù)預(yù)算可及時(shí)、準(zhǔn)確地與實(shí)際對(duì)比，有利于預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)控。還要在財(cái)務(wù)信息共享、自動(dòng)化程度和工作效率等方面進(jìn)行匹配，或共同提高總采購模塊的使用效果，學(xué)習(xí)成功的外包經(jīng)驗(yàn)。
重點(diǎn)考慮外包供應(yīng)商實(shí)力
如IT項(xiàng)目的內(nèi)容涉及具體的法律法規(guī)，而外包供應(yīng)商有長(zhǎng)期穩(wěn)定的開發(fā)和服務(wù)團(tuán)隊(duì)，能保證其產(chǎn)品隨法律法規(guī)的要求而不斷升級(jí)，則此類項(xiàng)目可考慮選擇外包。采購人還要考慮外包市場(chǎng)的發(fā)展?fàn)顩r，如整個(gè)外包市場(chǎng)的發(fā)展比較完善，則可優(yōu)先選擇外包。
對(duì)所選擇的IT項(xiàng)目外包供應(yīng)商的專業(yè)資質(zhì)進(jìn)行"甄別"的環(huán)節(jié)必不可少，要把外包供應(yīng)商的專業(yè)實(shí)力及資格認(rèn)證作為審查的關(guān)鍵。同時(shí)，還要考慮備選外包供應(yīng)商所開發(fā)的軟件或IT產(chǎn)品的性能，以及使用單位對(duì)該外包供應(yīng)商的滿意程度；對(duì)外包供應(yīng)商的信譽(yù)、市場(chǎng)定位與外包成本的衡量要分析準(zhǔn)確。
成功的經(jīng)驗(yàn)表明，外包供應(yīng)商的選擇固然要考慮其報(bào)價(jià)，但報(bào)價(jià)只是要考慮的因素之一，服務(wù)質(zhì)量、市場(chǎng)信譽(yù)、實(shí)際能力等，才是影響選擇的重要因素。IT項(xiàng)目的成本也是不得不事先考慮的問題，這與供應(yīng)商的市場(chǎng)定位密切相關(guān)，如若供應(yīng)商正處于市場(chǎng)擴(kuò)展階段，急于建立良好的市場(chǎng)示范案例，其報(bào)價(jià)通常會(huì)比已經(jīng)擁有一定市場(chǎng)份額的外包供應(yīng)商的報(bào)價(jià)要低，選擇這樣的服務(wù)供應(yīng)商，無疑有利于降低采購成本。
當(dāng)然，選擇處于市場(chǎng)擴(kuò)展階段的供應(yīng)商，采購人要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此必須對(duì)外包供應(yīng)商的技術(shù)發(fā)展能力做出準(zhǔn)確的判斷。
IT項(xiàng)目自制的優(yōu)劣分析
| 優(yōu)勢(shì) | 劣勢(shì) |
| 易滿足采購事業(yè)的不斷發(fā)展和變化的需求、項(xiàng)目轉(zhuǎn)換升級(jí)成本低 | 需在內(nèi)部配備充足的IT專業(yè)人員、采購過程人力成本較高 |
| 與供應(yīng)商之間的溝通與談判相對(duì)容易、采購的商業(yè)機(jī)密與數(shù)據(jù)安全性高 | 項(xiàng)目管理水平不高、開發(fā)時(shí)間可能較長(zhǎng)、項(xiàng)目預(yù)期效果實(shí)現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn) |
| 對(duì)采購人自身的特殊需求能較好地把握 | 難以及時(shí)掌握先進(jìn)的信息技術(shù) |
| 機(jī)會(huì) | 威脅 |
| 不受制于供應(yīng)商、可留住優(yōu)秀的IT人才 | 信息技術(shù)滯后；難以集中資源提高采購核心競(jìng)爭(zhēng)力 |
| 有利于采購領(lǐng)域技術(shù)資源的積累 | 無法分擔(dān)IT項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn) |
IT項(xiàng)目外包的優(yōu)劣分析
| 優(yōu)勢(shì) | 劣勢(shì) |
| 短時(shí)間內(nèi)可快速獲得、使用外部先進(jìn)知識(shí)、信息技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)以及項(xiàng)目管理技能 | 內(nèi)部專業(yè)IT人員得不到提高 |
| 可利用外包商的規(guī)模效應(yīng)降低采購成本 | 管理易依賴外包供應(yīng)，內(nèi)部IT人才無發(fā)揮空間 |
| 有助于分擔(dān)采購中的風(fēng)險(xiǎn)，提高IT管理水平 | 掌握了先進(jìn)的信息技術(shù)，但并非根深蒂固的 |
| 機(jī)會(huì) | 威脅 |
| 可減少采購成本與人員數(shù)量 | 可借鑒外部先進(jìn)信息技術(shù)，但可能給自制帶來威脅 |
| 有利于保持于充分競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)氛圍 | IT項(xiàng)目的高風(fēng)險(xiǎn)可以暫時(shí)分擔(dān)，但非長(zhǎng)久之計(jì) |